tugas 4 pengantar bisnis - sekretaris

BAB I

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang

Pada era global sekarang ini, tidak ada batas lagi antar negara; seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional. Untuk itulah sekretaris perlu mengambangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya.

  

1.2              Rumusan Masalah

1.      Apa definisi dari Sekretaris?

2.      Apa saja Prosedur Klasifikasi Sekretaris?

3.      Bagaimana peran serta tugas dari seorang sekretaris?

4.       Apa saja jenis jabatan dalam sekretaris?

5.      Apa saja persyaratan menjadi seorang sekretaris?

1.3        Tujuan

            Tujuan dibuatnya tulisan ini adalah :

-          Memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis

-          Memberikan informasi kepada masyarakat tentang pentingnya peranan sekretaris

BAB II

PEMBAHASAN

 2.1 Pengertian Sekretaris

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi

2.2 KUALIFIKASI SEKRETARIS

1.      Syarat kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

·        Harus bersikap mawas diri

·        Bersikap ramah

·        Sabar

·        Simpati

·        Penampilan diri yang baik

·        Pandai bergaul

·        Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

·        Dapat bijaksana terhadap orang lain

·        Memiliki ingatan yang baik

·        Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

    2. Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu: 

·                     Syarat pengetahuan umum.

     Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1.                  Menguasai dan memahami bahasa  Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa Asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2.                  Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3.                  Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

·                     Syarat pengetahuan khusus

       Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

      Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi: 

·                     Mampu menyusun laporam

·                     Mampu berkorespondensi

·                     Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

·                     Teknik tata penyimpanan arsip

·                     Teknik berkomunikasi dengan telepon

·                     Menulis cepat dengan steno

·                     Teknik mengetik surat

4. Syarat Praktik

       Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata Usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain. 

2.3 Peran dan Tugas Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

 Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Menerima dikte dari pimpinan.

2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4. Menerima tamu-tamu pimpinan.

5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

2.4 Jenis-jenis Jabatan Sekretaris

Pengelompokan sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggungjawab:

a. Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan.

b. Sekretaris pimpinan (private secretary), tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.

c. Sekretaris pribadi (personal secretary),adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia diangkat dan digaji secara perseorangan.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja:

a. Sekretaris Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti karier sebagai sekretaris.

b. Sekretaris Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik karena telah berpengalaman kerja.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya.

Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti bidang hukum, medis, teknik, akuntansi dsb.

a. The Legal Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang hukum).

b. The Medical Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang medis).

c. The Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di bidang teknik).

d. The Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang akuntansi).

2.5 Persyaratan Menjadi Sekretaris

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality

2. General Knowledge

3. Special knowledge

4. Skill and technic

5. Practice

BAB III

ANALISIS

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality

2. General Knowledge

3. Special knowledge

4. Skill and technic

5. Practice

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.

 Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Menerima dikte dari pimpinan.

2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4. Menerima tamu-tamu pimpinan.

5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

BAB IV

REFERENSI

http://dhiekay.blogspot.co.id/2011/08/tugas-sekretaris-dalam-rapat.html

http://roroadityanovi.blogspot.co.id/2010/05/mata-kuliah-sekretaris.html

http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html

Tugas 4 pengantar bisnis - manajemen perkantoran dan informasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, otomatis dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting di bagian lainnya.

1.2 Rumusan Masalah

Ø  Apa yang dimaksud dengan tata kerja ?

Ø  Apa saja prosedur kerja ?

Ø  Apa saja pedoman untuk kerja ?

Ø  Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja ?

Ø  Apa saja manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman kerja ?

1.3  Tujuan Penulisan

Tujuan dibuatnya tulisan ini adalah :

      Memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis

      Memberikan informasi kepada khalayak umum tentang manajemen perkantoran dan informasi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Tata Kerja

            Tata Kerja adalah cara untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, dan lain-lain yang tersedia.

2.2  Prosedur Kerja

            Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

2.3  Pedoman Kerja

            Pedoman kerja artinya sebuag panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb.

2.4 Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja

                                         Buku pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan.

      Buku pedoman sebaiknya singkat dan jelas, dan yang terpenting, harus konsisten

Maksud buku pedoman karyawan Anda adalah untuk mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Adalah penting sekali bahwa buku pedoman karyawan ditulis secara jelas dan tepat, agar tidak membingungkan.

      Jelaskan hak Anda untuk memecat karyawan

Ada bagian dari buku pedoman Anda yang harus mencakup kenyataan bahwa bekerja di perusahaan Anda adalah “sesuka hati”. Ini berarti bahwa perusahaan Anda memiliki hak untuk memutus hubungan dengan karyawan kapan pun tanpa alasan, dan karyawan Anda memiliki hak untuk meninggalkan perusahaan kapan saja.

      Buku pedoman tidak perlu indah

Anda mungkin berpikir bahwa bentuk sebuah buku pedoman karyawan adalah besar, tebal, dan tercetak rapi. Yang terpenting bukanlah penampilan buku pedoman Anda. Yang lebih penting adalah apa saja yang termuat di dalamnya.

      Tulislah sendiri buku pegangan, namun mintalah pengacara Anda melakukan kajian ulang

Anda dapat menghemat biaya hukum dengan menulis sendiri buku pedoman daripada menyerahkan segala sesuatu kepada pengacara Anda

      Pastikan para karyawan menandatangani tanda terima buku pedoman

Tidak cukup hanya menyerahkan buku pedoman kepada karyawan. Pada saat Anda memberikan buku pedoman atau lembar fakta kepada seorang karyawan baru, pastikan bahwa ia telah menandatangani tanda terima. Formulir ini harus menyatakan bahwa karyawan itu telah menerima buku pedoman dan memahami seluruh kebijakan perusahaan Anda.

2.5 Manfaat Ditetapkannya Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Pedoman Kerja

            Pentingnya Sistem Pengaturan Pekerjaan Kantor

                             Sistem pengaturan pekerjaan kantor sangat penting, karena dengan adanya sistem tersebut akan menimbulkan dampak-dampak positif bagi pekerjaan-pekerjaan dalam suatu kantor, diantaranya yaitu:

a.  Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

b.  memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

c.  Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

d. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting.

Pentingnya Prosedur Pengaturan Pekerjaan Kantor

Dalam suatu organisasi, agar kinerja individu yang bekerjasama dalam suatu kelompok efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa individu-individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai dan memahami bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur, maka bawahan semakin mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya dicapai. Jadi  prosedur pengaturan pekerjaan kantor sangat penting kedudukannya, prosedur pengaturan pekerjaan kantor yang baik dapat bermanfaat sebagai berikut:

a.   Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

b.   Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi setiap departemen dan antardepartemen.

c.   Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja

d.   Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.

e.   Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekarjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

BAB III

ANALISIS

Tata Kerja adalah cara untuk mencapai tingkat efisien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, dan lain-lain yang tersedia. Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Pedoman kerja artinya sebuag panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb. Sistem pengaturan pekerjaan kantor sangat penting, karena dengan adanya sistem tersebut akan menimbulkan dampak-dampak positif bagi pekerjaan-pekerjaan dalam suatu kantor

BAB IV

REFERENSI

http://nrisdiani.blogspot.co.id/2012/04/15-pengertian-tata-kerja-secara-umum.html

http://wardhana-ardhan.blogspot.co.id/2011/03/pengertian-mengenai-tata-kerja-prosedur.html

https://danukusumapraja.wordpress.com/2011/03/24/pengertian-tata-kerjaprosedur-kerja-dan-sistem-kerja-juga-analisis-jabatan-job-description-and-job-specification/