BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada era global sekarang ini, tidak ada batas
lagi antar negara; seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung
dan saling mempengaruhi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan
membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi
berstandar internasional. Untuk itulah sekretaris perlu mengambangkan diri
melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas
tinggi dalam membantu pimpinannya.
1.2
Rumusan Masalah
1. Apa
definisi dari Sekretaris?
2. Apa saja
Prosedur Klasifikasi Sekretaris?
3. Bagaimana
peran serta tugas dari seorang sekretaris?
4. Apa
saja jenis jabatan dalam sekretaris?
5. Apa
saja persyaratan menjadi seorang sekretaris?
1.3 Tujuan
Tujuan
dibuatnya tulisan ini adalah :
-
Memenuhi
tugas mata kuliah Pengantar Bisnis
-
Memberikan
informasi kepada masyarakat tentang pentingnya peranan sekretaris
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sekretaris
Sekretaris mempunyai arti rahasia
atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti
atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di
sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Manajemen
sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala
sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan
pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi
2.2 KUALIFIKASI SEKRETARIS
1. Syarat
kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk
menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana
kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi
seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu
adalah sebagai berikut:
· Harus bersikap
mawas diri
· Bersikap ramah
· Sabar
· Simpati
· Penampilan diri
yang baik
· Pandai bergaul
· Dapat dipercaya
serta memegang teguh rahasia
· Dapat bijaksana
terhadap orang lain
· Memiliki
ingatan yang baik
· Mempunyai
perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
· Syarat
pengetahuan umum.
Seorang sekretaris harus memiliki
pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari
perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai
dan memahami bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai
beberapa bahasa Asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan
ekstra.
2. Pengetahuan
tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3. Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan.
· Syarat
pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini,
maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana
sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang
bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu
perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan
apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan
memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu
meliputi:
· Mampu
menyusun laporam
· Mampu
berkorespondensi
· Mampu
menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
· Teknik
tata penyimpanan arsip
· Teknik
berkomunikasi dengan telepon
· Menulis
cepat dengan steno
· Teknik
mengetik surat
4. Syarat Praktik
Sebelum seorang diangkat
sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam
berbagai pekerjaan tata Usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus
mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya:
sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
2.3
Peran dan Tugas Sekretaris
Sekretaris memegang peranan
yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan.
Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan
sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat
diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan
pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam
ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan
pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
(pimpinan)
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi
pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang
sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai
bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada
pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan
untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal
sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan
mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan
perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
2.4 Jenis-jenis
Jabatan Sekretaris
Pengelompokan sekretaris berdasarkan
luas lingkup tanggungjawab:
a. Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer
manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi
pemerintahan.
b. Sekretaris pimpinan (private secretary), tangan kanan
pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
c. Sekretaris pribadi (personal secretary),adalah seseorang yang
melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan
bersifat pribadi. Jadi ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia diangkat
dan digaji secara perseorangan.
Pengelompokan sekretaris berdasarkan
kemampuan kerja dan pengalaman kerja:
a. Sekretaris Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti
karier sebagai sekretaris.
b. Sekretaris Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki
kemampuan bekerja yang baik karena telah berpengalaman kerja.
Pengelompokan sekretaris berdasarkan
spesialisasi dalam pekerjaannya.
Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti bidang
hukum, medis, teknik, akuntansi dsb.
a. The Legal Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di
bidang hukum).
b. The Medical Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di
bidang medis).
c. The Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di
bidang teknik).
d. The Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di
bidang akuntansi).
2.5 Persyaratan
Menjadi Sekretaris
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang
baik.
1. Personality
2. General Knowledge
3. Special knowledge
4. Skill and technic
5. Practice
BAB III
ANALISIS
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang
yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama
dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak
sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang
baik.
1. Personality
2. General Knowledge
3. Special knowledge
4. Skill and technic
5. Practice
Sekretaris memegang peranan
yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan.
Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan
sekretaris pada masing-masing organisasi.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal
sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan
mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan
perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
BAB IV
REFERENSI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar